Акт выполненных работ онлайн: сформировать и скачать .docx / .pdf бесплатно

Что внутри сгенерированного акта

Шаблон собирает акт по общепринятой структуре с полным набором реквизитов первичного учётного документа.

• Шапка. «Акт № [номер] об оказании услуг», место и дата составления - в верхней строке двух колонками (слева город, справа дата).
• Преамбула. «Мы, нижеподписавшиеся, [Исполнитель с реквизитами], именуемый "Исполнитель", и [Заказчик с реквизитами], именуемое "Заказчик", составили настоящий Акт о следующем...» - формальная конструкция, принятая в российской деловой практике. Для самозанятого автоматически добавляется фраза о статусе плательщика НПД (422-ФЗ).
• Отсылка к договору. «Во исполнение Договора № [номер] от [дата] Исполнитель оказал, а Заказчик принял следующие услуги:» - без этого пункта налоговая не сможет связать акт с конкретным расходом.
• Описание услуг. Конкретный текст, который вы ввели в форме - чем подробнее, тем меньше риск переквалификации.
• Таблица услуг. Стандартная 6-колоночная: №, наименование, единица, количество, цена, сумма. Итоговая строка с суммой жирным.
• Сумма прописью. Генератор сам конвертирует число в текст («Десять тысяч рублей 00 копеек») - это спасает от типовых ошибок в актах.
• Налогообложение. Правильная формулировка - три разных текста в зависимости от типа исполнителя (НПД / УСН / физлицо без статуса).
• Чек «Мой налог» (если самозанятый). Если ввели № чека - в акте появится дополнительный пункт «Стороны подтверждают, что Исполнителем сформирован чек № X в приложении 'Мой налог' на сумму, указанную в настоящем Акте» - связывает акт с чеком в одну цепочку доказательств.
• Подтверждение качества. Стандартная фраза «Услуги оказаны в полном объёме, в установленные сроки и надлежащего качества. Заказчик претензий по объёму, срокам и качеству не имеет».
• Подписи. Двухколоночная таблица - Исполнитель и Заказчик - с автоматически сформированными инициалами под подпись.

Файл .docx можно открыть в Word / LibreOffice / Google Docs - дописать любые пункты при необходимости, поменять формулировку «Услуги оказаны...» при наличии частичных претензий. PDF получается через серверную конвертацию LibreOffice - готов к печати или отправке в ЭДО.

Обязательные реквизиты по 402-ФЗ

Закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 9 № 402-ФЗ) задаёт минимальный набор реквизитов первичного учётного документа. Если их нет - бумага не считается первичным документом, а значит, не принимается налоговой как подтверждение расхода и не закрывает оплату.

1. Наименование документа. «Акт об оказании услуг», «Акт выполненных работ», «Акт сдачи-приёмки» - любой из вариантов подходит
2. Дата составления. Конкретное число, не диапазон. Дата подписания может отличаться от даты составления - в идеале их совмещают
3. Наименование экономического субъекта. ФИО исполнителя (физлицо/самозанятый), ИП Фамилия И. О. (ИНН), ООО «Название» (ИНН, КПП) - в зависимости от формы
4. Содержание факта хозяйственной жизни. Что именно было сделано: «Оказаны консультационные услуги по налоговому учёту ИП на УСН за апрель 2026», «Разработан дизайн landing-page по ТЗ от 15.03.2026»
5. Величина натурального и/или денежного измерения. Сколько и сколько стоит: «4 часа консультаций по 3000 руб./час, итого 12000 руб.», «1 (один) комплект макетов по цене 45000 руб.»
6. Должность и подписи лиц, ответственных за оформление. ФИО + должность + личная подпись каждой стороны
7. Отсылка к договору. Номер и дата договора, по которому составляется акт - формально не входит в перечень обязательных, но без неё налоговая не может связать акт с расходом

Если хотя бы один из пунктов 1-6 отсутствует - акт могут оспорить в проверке. Пункт 7 формально не обязателен, но фактически без него документ повисает в воздухе.

Акт или УПД 5.03: что выбрать

Не каждой стороне нужен УПД. Если вы не плательщик НДС, обмениваетесь документами на бумаге или вообще не используете ЭДО - вам всё ещё подходит обычный акт. Чек-таблица для быстрого выбора.

Если у вас уже подключён ЭДО (Контур.Диадок, СБИС или 1С-ЭДО) - переход на УПД 5.03 произошёл автоматически с обновлением системы. Если ЭДО ещё нет и работаете с маленькими контрагентами на бумаге - переход не нужен, продолжайте использовать акт в свободной форме.

Когда акт обязателен, а когда формально нет

Не каждой паре сторон акт нужен с точки зрения закона. Но «не обязателен» не значит «не нужен» - в большинстве случаев акт всё равно полезен.

Обязателен по закону

• Работы с ООО / ИП на ОСНО. Любая компания на ОСНО включает расходы в налоговый учёт только при наличии первичного документа - акта или УПД. Без него расход в декларации налоговая не примет
• Бухгалтерский учёт ООО. По 402-ФЗ ст. 9 каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным документом - значит, любая выплата исполнителю в ООО требует акта
• Госконтракты. 44-ФЗ требует подписания акта приёмки по каждому этапу/закрытию - даже если фактически закрылись все работы
• Авансовая отчётность. Если вы возмещаете деньги сотруднику, который оплатил услугу - нужен акт с актером (исполнителем) для подтверждения расхода

Формально не обязателен, но желателен

• Работа с самозанятым. 422-ФЗ ст. 14 говорит: чек из приложения «Мой налог» - единственное обязательное подтверждение оплаты услуги. Но без акта вы рискуете тем, что в споре или при проверке ФНС не сможете доказать, какие именно услуги были оказаны и в каком объёме - риск переквалификации в трудовой договор резко возрастает
• ИП на УСН Доходы без НДС. Акт по форме - не обязателен, потому что упрощенцы не ведут полный бухучёт. Но при подсчёте дохода в декларации хорошо иметь подтверждение того, за что именно поступили деньги
• Услуги физлицу-заказчику. Физлицо не сдаёт декларации с расходами - акт ему не нужен для налоговой. Но в случае спора (некачественная услуга, требование возврата) - акт служит доказательством того, что услуга была сдана и принята

Бумажный акт - 8 классических разделов

Свободная форма не означает, что можно писать что попало. На практике все бумажные акты собраны примерно по одной схеме - чтобы налоговая, контрагент и суд могли быстро понять, что внутри. Вот эта схема.

1. Шапка. «Акт об оказании услуг № [номер]» (нумерация сквозная для исполнителя), место и дата составления. Дата - обычно последний день оказания услуг или дата подписания
2. Стороны. «ИП Иванов Иван Иванович, ИНН 770000000000, ОГРНИП 320000000000000, именуемый "Исполнитель", и ООО "Ромашка", ИНН 7700000000, КПП 770001001, в лице директора Петрова П. П., именуемое "Заказчик", составили настоящий акт о том, что:»
3. Отсылка к договору. «По договору № 1 от 01.03.2026 Исполнитель оказал, а Заказчик принял следующие услуги:»
4. Содержание услуг. Список услуг с конкретными формулировками - 1-2 предложения на каждую позицию. Не «оказаны консультационные услуги», а «проведено 4 консультации по налоговому планированию ИП на УСН Доходы суммарно 4 часа»
5. Объём и стоимость. Таблица с колонками «Наименование», «Единица измерения», «Кол-во», «Цена за единицу», «Сумма». Итоговая сумма прописью
6. Качество и претензии. «Услуги оказаны в полном объёме, в установленные сроки, надлежащего качества. Заказчик претензий к Исполнителю по объёму, срокам и качеству не имеет»
7. Подписи. Две графы - «Исполнитель» (ФИО + подпись + дата) и «Заказчик» (должность + ФИО + подпись + дата). Если стороны - юрлица, ставится круглая печать
8. Дополнительно (опционально). Может быть указано количество экземпляров: «Акт составлен в 2 (двух) экземплярах, по одному для каждой стороны»

УПД 5.03: формат, переход и кому нужно

Универсальный передаточный документ совмещает функции счёт-фактуры и акта/накладной в одном электронном файле. Введён ФНС в 2013 году как альтернатива, с 2026 года - единственный формализованный формат для электронного обмена.

Три функции УПД

• СЧФ - только счёт-фактура (для ИП/ООО на ОСНО, плательщиков НДС, в чисто-налоговом обмене)
• ДОП - только акт/накладная (для ИП/ООО без НДС, в первичном учёте)
• СЧФДОП - комбинированный, наиболее частый формат, заменяет два документа одним

Что нужно сделать с 1 апреля 2026 года

1. Обновить программу 1С / Контур.Эльба / Контур.Бухгалтерия. Все ключевые системы автоматически перешли на 5.03 в апреле 2026 года. Если вы давно не обновлялись - проверьте версию шаблона документа в настройках
2. Перейти на 1 формат у оператора ЭДО. Старые форматы электронных актов (по приказам 551, 552) принимаются до момента отзыва, отправляются - только до 31 марта 2026. С 1 апреля - все исходящие документы только в УПД 5.03
3. Уведомить контрагентов. Если работаете с малым партнёром, который ещё не перешёл на УПД - расскажите, что с весны 2026 года старые форматы больше не принимаются. На бумаге - всё то же самое, на ЭДО - новый формат документа
4. Не паниковать с КС-2. Строительно-монтажные работы по форме КС-2 (приказ ФНС № ЕД-7-26/691) сохраняются - они не отменены изменениями 2026 года

Малому ИП и самозанятому переход на УПД 5.03 чаще всего не касается - они вообще не используют ЭДО и обходятся бумажными актами или чеком из «Мой налог».

Самозанятый и акт: нужен или нет

422-ФЗ позиционирует чек из приложения «Мой налог» как единственное обязательное подтверждение оплаты. Юридически акт не требуется. Практически - всё иначе.

Когда заказчик настаивает на акте

ООО и ИП-заказчики чаще всего просят акт - не из вредности, а потому что налоговая в проверке ждёт первичный документ. Чек из «Мой налог» технически - это PDF-страница, и хоть он легально закрывает оплату, налоговая иногда требует «человеческий» акт. В таких случаях самозанятый составляет акт в свободной форме, по той же 8-разделной схеме, что выше, но в графе «Стороны» указывает: «Иванов Иван Иванович, ИНН 760000000000, плательщик налога на профессиональный доход (НПД) на основании Федерального закона № 422-ФЗ от 27.11.2018, именуемый "Исполнитель"». Этого достаточно.

Когда акт спасает самозанятого

При спорах с заказчиком - заказчик отказывается оплатить или требует возврат. Чек из «Мой налог» подтверждает только факт получения денег, не объём услуг. Акт с конкретным описанием - доказательство в претензии или суде. Стоимость акта - 5 минут на оформление, выгода - сохранённые тысячи рублей при споре.

Срок хранения и архивирование

Акты входят в категорию первичных учётных документов и хранятся по правилам Налогового кодекса и Закона о бухучёте.

• 5 лет - общий срок хранения первичных документов для целей налогового контроля (НК РФ ст. 23 п. 1.8). Отсчёт идёт с конца года, в котором документ был использован при формировании отчётности
• 5 лет - срок хранения по Закону о бухгалтерском учёте (402-ФЗ ст. 29 п. 1). Совпадает с налоговым
• 50 лет - срок хранения для документов по личному составу (трудовые договоры, приказы по кадрам, договоры с физлицами на ГПХ). Акты с самозанятыми и ИП формально сюда не относятся, но если в акте есть пометки про регулярность работы - может быть переквалифицирован как кадровый документ

Хранить можно как бумажно, так и в электронном виде. Электронные документы из ЭДО (УПД 5.03) хранятся у оператора ЭДО в шифрованном виде - дублировать на свой диск не обязательно, но желательно делать копии раз в квартал. Бумажные акты - стандартная папка-скоросшиватель в кабинете, с разделом «по годам» и подразделом «по контрагентам».

Если ИП закрылся - первичка передаётся в государственный архив или хранится у бывшего ИП ещё 5 лет с момента закрытия. Электронные документы из ЭДО продолжают храниться у оператора и доступны для скачивания.