КЭДО подробно: что переводят в электронный вид, какая подпись нужна работнику и как внедрить

Что такое КЭДО и кто его регулирует

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) - это создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге. Понятие закреплено в статье 22.1 ТК РФ, которая появилась в кодексе по ФЗ-377 от 22 ноября 2021 года. До этого закона работодатели тоже могли вести часть кадровых документов в электронном виде, но обязаны были одновременно хранить бумажные оригиналы - смысла в КЭДО почти не было.

Сейчас ТК РФ содержит три ключевые статьи. Статья 22.1 определяет, что относится к КЭДО и какие информационные системы можно использовать. Статья 22.2 описывает, как работодатель вводит КЭДО в организации - какие внутренние документы для этого нужны и в каком порядке. Статья 22.3 регулирует взаимодействие работодателя и работника через информационную систему и устанавливает виды электронных подписей для каждого типа документов.

Главный принцип: КЭДО - это право работодателя, а не обязанность. Никаких сроков, к которым все ИП и ООО обязаны перейти на электронные кадровые документы, в законе нет. Решение принимает работодатель и оформляет его локальным нормативным актом. Работник со своей стороны имеет право отказаться от КЭДО и продолжить получать бумажные документы - кроме отдельной категории сотрудников, о которой ниже.

Какие документы можно перевести в электронный вид

Перечень документов под КЭДО работодатель определяет сам. Можно перевести в электронный вид почти весь основной кадровый поток - от трудового договора до приказов и заявлений. Конкретный набор фиксируют в локальном нормативном акте, и потом сотрудники подписывают именно его, а не «вообще все документы».

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним. Включая первичный приём и любые изменения условий труда.
• Приказы о приёме, переводе, изменении условий. Все распорядительные документы по сотруднику, кроме приказа об увольнении для офисных работников - о нём отдельно ниже.
• Заявления работника. На отпуск, командировку, перевод, материальную помощь, изменение реквизитов для зарплаты.
• Личные карточки и личные дела. Полностью переводятся в электронную форму вместе с приложенными копиями документов.
• Положения, инструкции, локальные нормативные акты. Должностные инструкции, положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка.
• Уведомления и ознакомления. Об изменении условий труда, об оценке условий труда, о персональных данных.
• Графики отпусков и сменности.

4 категории документов, которые остаются на бумаге

Это закрытый перечень. Здесь правила КЭДО не действуют - даже если работник дал согласие, эти документы должны быть на бумаге с собственноручной подписью. Перечень установлен прямо в ст. 22.1 ТК РФ.

• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (СТД). Бумажная трудовая для тех сотрудников, кто её не отказался; СТД работодатель формирует и отправляет в СФР отдельно, не через КЭДО.
• Акт о несчастном случае на производстве. Форма Н-1, ст. 230 ТК РФ. Документ подписывают члены комиссии собственноручно.
• Приказ об увольнении. Для офисных работников - только на бумаге. Для дистанционных по гл. 49.1 ТК РФ можно электронно.
• Документы об инструктажах по охране труда. Журналы регистрации инструктажей, листы ознакомления с инструкциями. Это требование Минтруда, связанное с проверками ГИТ и расследованием НС.

Для дистанционных сотрудников по гл. 49.1 ТК РФ перечень шире: им можно подписывать электронно даже приказ об увольнении и документы по охране труда. Для офисных работников - нет, четыре категории строго на бумаге.

Электронная подпись работника: УКЭП, УНЭП и ПЭП

Статья 22.3 ТК РФ закрепляет, какие виды подписей можно использовать при подписании кадровых документов. От типа подписи зависит, кто платит за её выпуск и можно ли подписывать ей конкретный документ.

• УКЭП (усиленная квалифицированная). Высшая степень защиты, выпускается аккредитованным удостоверяющим центром на токен или в облаке. Нужна работодателю и кадровику для подписания и сдачи отчётности в СФР/ФНС. Платная. Стоимость токена и сертификата на год - в районе 2000-4000 руб.
• УНЭП (усиленная неквалифицированная). Достаточно для подписания работником большинства кадровых документов в КЭДО. УНЭП через «Госключ» - бесплатная и подходит для большинства сценариев. УНЭП от коммерческого сервиса часто включена в тариф КЭДО для работников.
• ПЭП (простая электронная подпись). Логин + пароль или СМС-код. По ст. 22.3 подходит только для подтверждения отдельных действий и не годится для подписания трудового договора. Используется для аутентификации в сервисе и ознакомления с локальными актами через «Госуслуги».

При увольнении сертификат работника остаётся у работника. По ст. 14.1 ТК РФ работодатель не вправе оставить ЭП уволенного сотрудника себе, даже если оплатил выпуск сертификата. Это связано с тем, что подпись - персональный инструмент, привязанный к конкретному физлицу.

Когда работодателю нужно согласие работника

Согласие на КЭДО оформляет каждый работник лично, в письменной или электронной форме. Без согласия документы продолжают идти в бумажном виде - даже если организация в целом перешла на КЭДО. Из общего правила есть исключение для одной категории сотрудников.

На практике это означает три категории сотрудников в одной компании. У одних КЭДО только по их согласию (старые работники, которые согласились). У других КЭДО без отдельного согласия (новые работники с первым стажем после 2021 года). У третьих остаётся полностью бумажный документооборот (старые работники, которые не дали согласия). Работодатель и кадровик обязаны вести все три потока параллельно.

Отозвать согласие работник может в любой момент - подаёт работодателю заявление, и с этого момента документы снова идут на бумаге. На уже подписанные в КЭДО документы отзыв не распространяется, они сохраняют юридическую силу.

Бесплатная и платная инфраструктура для КЭДО

Закон допускает два способа вести КЭДО: через государственную информационную систему «Работа в России» либо через собственную информационную систему работодателя. Под «собственной системой» обычно понимается коммерческий сервис, который работодатель арендует. Свою СЭД с нуля написать тоже можно, но это редкий вариант для крупных компаний.

«Работа России» - государственная платформа, бесплатно

Портал ekdo.trudvsem.ru - бесплатный сервис от Минтруда и СФР, доступный любому работодателю с электронной подписью. Подходит и ИП, и ООО. Регистрация через личный кабинет на «Госуслугах» для бизнеса. Подписание со стороны работника идёт через мобильное приложение «Госключ». Это самый дешёвый способ начать КЭДО, но интерфейс ориентирован на базовые сценарии и не подходит, если у вас сложные интеграции с 1С и собственные кадровые шаблоны.

Коммерческие сервисы

Коммерческие сервисы дают шаблоны документов, маршруты согласования, мобильные приложения для работников, интеграцию с 1С и СБИС, выпуск ЭП работникам в облаке. Стоимость от 200-300 руб. за работника в месяц до пакетов на 3000+ документов за 25000 руб./год. В России на 2026 год на рынке закрепились пять-шесть сервисов: Контур.КЭДО + Диадок, HR-Link, СБИС, 1С:КЭДО, Directum, СберКорус. Выбор зависит от того, какой ERP/кадровая система у вас уже стоит и какой штат - 10 человек или 500.

Как внедрить КЭДО в компании: порядок действий

Порядок внедрения закреплён в ст. 22.2 ТК РФ. Этапы можно делать параллельно, но финальное подписание трудовых договоров через КЭДО возможно только после прохождения всех предварительных шагов.